משלוח מסמכים וחתימה אלקטרונית

מאמר זה נכתב על מנת להסביר בתמציתיות ובשפה פשוטה את משמעות "משלוח מסמכים באמצעי תקשורת מחשבים (דוא"ל, אתר, רשת וכו')".

עליך לדעת כי נכון להיום באפשרותך להתנהל באחת משתי הצורות הבאות בנוגע לאופן שבו אתה מוסר את מסמכי החשבונות שלך:

  1. מסירה ללקוח באופן פיזי מסמכים מודפסים.
  2. מסירה ללקוח מסמכים באמצעות תקשורת מחשבים, אך הדבר מחייב אותך לדרישות הבאות:
    • המסמך חייב להיות חתום ב"חתימה אלקטרונית מאושרת" או ב"חתימה אלקטרונית מאובטחת".
    • יש להודיע לפקיד השומה בדואר רשום שהנך מעוניין לשלוח מסמכים ממוחשבים עוד לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון.
    • על מקבל המסמך (הלקוח) להביע את הסכמתו לקבל מסמכים ממוחשבים עוד לפני קבלת המסמך הממוחשב הראשון, וכי המשלוח יתבצע כל עוד לא ביטל המקבל את הסכמתו האמורה. הסכמתן של הלקוח תהיה אישית ומפורשת שניתן יהיה להוכיח אותה.
    • עליך לשמור את אותם אישורי הסכמה שקיבלת מהלקוח המקבל. מסמכי הסכמה אלה יישמרו כחלק ממערכת החשבונות שלך.
    • בהנחה שהמסמך שלך חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת התמורה עבור העסקה תהיה באמצעי התשלום הבאים:
      • כרטיס אשראי
      • שיק למוטב בלבד לפקודתך בלבד
      • העברה בנקאית ישירות מחשבון הלקוח אליך.
    • עליך לשמור עותק של המסמך הממוחשב ששלחת ללקוח המקבל, עותק נייר שהדפסת אינו נחשב כ"שמירה" של המסמך אלא רק שמירה באמצעי אחסון ממוחשבים.
    • על הלקוח לשמור את המסמך שקיבל בצורתו המקורית, הדפסת המסמך על ידי הלקוח אינו נחשב כ"שמירה" של המסמך אלא רק שמירה באמצעי אחסון ממוחשבים.
    • שמירת המסמכים חייבת להכיל מנגנון איתור מסמך ממוחשב.
    • עליך לדאוג לגיבוי לכול המידע ולשמור אותם במקום שונה מהמקום הרגיל בו מוחזקים המסמכים השמורים.

קישור ישיר לחוזר מס הכנסה בהוראות ניהול ספרים – מסמכים ממוחשבים https://taxes.gov.il/incometax/documents/hozrim/hoz24-2004.pdf

תוכנת "חשבוניסט" ו"חשבוניסט פלוס" אינן מכילות את האפשרות לחתום אלקטרונית במסמך ועל כן אינך יכול לשלוח מסמכים באמצעות תקשורת מחשבים.

האמור לעיל, אינו יעוץ או תחליף לרואה חשבון או עורך דין.