קובץ אקסל איטי

ידוע שעבודה נכונה על תוכנת אקסל יכולה לחסוך זמן רב למשתמש, החיסכון בזמן תלוי במשימות שאנחנו נותנים לאקסל לבצע ביחס לסיטואציה שאנחנו היינו צריכים לבצע את אותן משימות בעצמנו. אך לפעמים האקסל יכול דווקא לבזבז לנו זמן עקב אטיות בלתי נסבלת בזמן החישוב אחרי כול פעולה.
אם גם אתם "סובלים" מאטיות בקבצי האקסל שלכם אז דעו שאתם לא היחידים, זוהי תופעה נפוצה שהסיבות לאטיות יכולות לנבוע ממגוון סיבות ופעמים רבות ממספר סיבות גם יחד.

ובכן, בכדי לנסות ולפתור את הבעיה, ראשית מומלץ להכיר את הקובץ האיטי, לדעת היכן נמצאות הנוסחאות שלו, מתי הוא הוא איטי (האם בפתיחת הקובץ, בסגירת הקובץ, בזמן הזנת נתון חדש בתאים, בזמן הוספת עמודה / שורה / גיליון וכו') האם תמיד הוא איטי או רק לפעמים, האם קובץ אקסל חדש וריק גם איטי ? ועוד... ככל שיהיה יותר מידע כך נוכל לבודד את הבעיה ולזהות מה גורם לאקסל לזוז לאט.

חשוב לציין כבר בשלב זה, כי לא כל בעיות של אטיות באקסל ניתן לפתור לחלוטין באמצעות מדריך זה, לחלק מהבעיות פשוט דרוש מתכנת אקסל מקצועי שיודע לעקוף את מגבלות האקסל ואת החולשות שלו בהתאם למשימות הנדרשות.

אז מה גורם לאקסל להיות איטי ? להלן מספר גורמים, נסו למצוא מה מהגורמים הללו נמצאים אצלכם בקבצים.

  1. כאשר המחשב הוא הגורם הבעייתי לאקסל איטי נוכל לראות זאת באמצעות הפעלה מחדש של המחשב ופתיחת קובץ אקסל חדש וריק (יש לוודא שאין שום קובץ אקסל אחר פתוח באותו הזמן) ועכשיו ננסה לעשות חישוב פשוט בקובץ הריק, אם הקובץ עובד מהר ורגיל, המסקנה היא שהאטיות בקובץ לא נובעת בגלל בעיה במחשב. (יתכן אולי שבקבצים כבדים המחשב לא מספיק חזק אבל זה לא סותר את זה שהמחשב תקין לעבודה).

  2. אם הקובץ שלך מלא בנוסחאות, דע כי קיים סיכוי סביר שהקובץ שלך איטי בגללן. אך אין זה אומר כי כמות המשאבים ששואבת כל נוסחה שווה לנוסחה מסוג אחר ולמעשה המרחקים בניהן יכולים להיות כל כך רחוקים שלפעמים נוסחה אחת יכול להיות שווה לאלפים של נוסחה אחרת.

    קצרה היריעה אם בכלל מלעבור על כל תרחיש נוסחתי, אך ניתן לתחום מספר כללים מנחים שהם:
    - ככל שטווח ההפניה גדול יותר כך גדל "משקל" הנוסחה.

    - נוסחאות עזר, טבלאות עזר וכו' אומנם פחות "אסטטים" בגיליון אך מקלים על נוסחאות ארוכות שלפעמים מחשבות מספר פעמים את אותו הדבר.

    - ישנן ״משפחות״ של נוסחאות שהן ״כבדות״ יותר מאשר ״משפחות״ של נוסחאות מקבילות לכן אם המצב מאפשר צריך לשקול מעבר לנוסחאות ״קלות״ יותר. לדוגמא: משפחת נוסחאות  DSUM,DCOUNT,DAVERAGE)  D), קלות יותר ממשפחת נוסחאות  SUMIFS,COUNTIFS,AVERAGEIFS) IFS) או למשל שימוש בטכניקת FREQUENCY מומלצת לשימוש כאשר יש אפשרות מאחר והיא מהירה מאוד וכו׳.

    - נוסחת מערך כבדות יותר מנוסחאות רגילות.
    אם בכול פעם שאתם מזינים מידע לגיליון, האקסל שלכם מחשב את כל הקובץ מחדש, אתם יכולים להגדיר את החישוב באקסל שלכם כחישוב ״ידני״ במקום חישוב ״אוטומטי״. 

  3. האקסל במהותו אינו מתאים להכיל כמויות גדולות של מידע. מה זה "כמויות גדולות של מידע" אתם שואלים? ובכן, אם יש לכם מעל מיליון תאים ("תאים", לא עמודות, לא שורות) שיש בהם מידע, אפילו ללא שום נוסחה בקובץ, אתם כבר תרגישו אטיות מסוימת בקובץ, כמובן שתלוי כמה המחשב שלכם חזק. לכן אם יש לכם קובץ מלא במיליוני תאים שמכילים ערכים אתם תזדקקו למתכנת אקסל בכדי לפתור את הבעיה.

  4. לפעמים הקבצים שלנו מחזיקים תאים שלכאורה נראה ריקים אבל הם לא, הם מכילים מידע. התאים הללו שואבים כוח מהמערכת כאילו היו מכילים ערכים.